Goedkeuring notulen en zittingsverslag 21 oktober 2019

Met eenparigheid

BESLUIT

De notulen en het zittingsverslag van 21 oktober 2019 worden goedgekeurd.

IOK - Buitengewone Algemene Vergadering op 17 december 2019

Situering

De agenda van de Buitengewone Algemene Vergadering van 17 december 2019 bevat volgende agendapunten:

1.Activiteitenplan 2020

2.Begroting 2020

3.Varia

De statutaire bepalingen inzake de organisatie van de Algemene Vergadering zijn vervat in artikelen 32 e.v. van de statuten van IOK.

Artikel 432 van het Decreet over het Lokaal Bestuur (DLB) geeft aan dat in deze Buitengewone Algemene Vergadering de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het volgende boekjaar worden besproken en dat ook een door de Raad van Bestuur opgestelde begroting op de agenda staat.

De Raad neemt kennis van de toelichtende nota die aan de deelnemers wordt voorgelegd:

1Activiteitenplan 2020

In uitvoering van artikel 432 DLB wordt een activiteitenplan 2020 voorgelegd.

2Begroting 2020

In uitvoering van artikel 432 DLB wordt een begroting 2020 voorgelegd.

De Raad neemt kennis van en sluit zich aan bij het voorgestelde activiteitenplan 2020 en de begroting 2020 en de hierin vervatte werkingskosten voor de in housedienstverlening van de kostendelende vereniging IOK

Met eenparigheid

BESLUIT

Artikel 1:

Hecht goedkeuring aan het activiteitenplan 2020.

Artikel 2:

Hecht goedkeuring aan de begroting 2020 en de hierin vervatte werkingskosten van de dienstverlenende vereniging IOK.

Artikel 3:

De volmachtdrager wordt gemandateerd om conform dit besluit te handelen en te beslissen op deze vergadering.

CIPAL - Algemene Vergadering op 12 december 2019

Situering

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (“DLB”) en in het bijzonder op art. 40 inzake de bevoegdheid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn en inzake de intergemeentelijke samenwerking;

Gelet op het feit dat de gemeente deelnemer is van de dienstverlenende vereniging Cipal (“Cipal”);

Gelet op de statuten van Cipal;

Gelet op het besluit van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 25 februari 2019 inzake de aanduiding van de vertegenwoordiger van het OCMW op de Algemene Vergaderingen van Cipal;

Gelet op de oproeping tot de Algemene Vergadering van Cipal van 12 december 2019 met de volgende agendapunten:

1)      Toetreding en aanvaarding van nieuwe deelnemers

2)      Bespreking en goedkeuring van de begroting voor het boekjaar 2020 met inbegrip van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie.

3)      Vaststelling van de code van goed bestuur van Cipal dv.

4)      Rondvraag.

5)      Goedkeuring van het verslag, staande de vergadering

Gelet op de toelichtende nota van Cipal betreffende de agendapunten van deze Algemene Vergadering;

Overwegende dat geen redenen voorhanden zijn om goedkeuring van de agendapunten te weigeren;

Met eenparigheid

BESLUIT

Artikel 1:

Op basis van de bekomen documenten en de toelichtende nota worden de agendapunten van de Algemene Vergadering van Cipal van 12 december 2019, zoals overgemaakt per e-mail van 25 oktober 2019, goedgekeurd.

Artikel 2:

De vertegenwoordiger van het OCMW wordt gemandateerd om op de Algemene Vergadering van Cipal van 12 december 2019 te handelen en te beslissen conform dit besluit. Indien deze Algemene Vergadering niet geldig zou kunnen beraadslagen of indien deze Algemene Vergadering om welke reden dan ook zou worden verdaagd, dan blijft de vertegenwoordiger van het OCMW gemachtigd om deel te nemen aan elke volgende vergadering met dezelfde agenda.

Artikel 3:

Het Vast Bureau wordt gelast met de uitvoering van onderhavig besluit en in het bijzonder met het in kennis stellen daarvan aan Cipal.

Beslissing om beroep te doen op de dienstverlenende vereniging Cipal als opdrachtencentrale voor afname van de raamovereenkomst “Aankoop van ICT Infrastructuur” – Bestek nr. CSMRTINFRA19

Situering

Gelet op:

•         artikel 78, tweede lid, 10° van het Decreet Lokaal Bestuur

•         de wetgeving op de overheidsopdrachten, inzonderheid op de artikelen 2, 6°, 43, § 1, tweede lid en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;

•         de principiële beslissing van de Raad van Bestuur van Cipal dv van 25 juli 2019 tot gunning via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “Aankoop van ICT Infrastructuur”.

•         de in uitvoering van deze beslissing door de Raad van Bestuur van Cipal dv goedgekeurde opdrachtdocumenten, inzonderheid:

◦          het bestek waar het stelt (punt 4.5): “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal.

Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om ICT-infrastructuur in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst.
(…)
Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als opdrachtencentrale voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze

raamovereenkomst) :

• Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;

◦          het bestek waar het stelt (punt 4.6): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelend toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”

◦          Het bestek waar het stelt (punt 4.3): “Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever – net als elke andere afnemer – steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren. In voorkomend geval wordt dit niet als een wijziging van de opdracht beschouwd”;

•         de beslissing van de Raad van Bestuur van Cipal dv van 25 juli 2019 waarbij voornoemde opdracht wordt gegund aan Centralpoint België nv met maatschappelijke zetel te Wingepark 5B, 3110 Rotselaar.

Overwegende hetgeen volgt:

•         De voornoemde opdracht van Cipal dv “ “Aankoop van ICT Infrastructuur” (Bestek nr. CSMRTINFRA19) is een raamovereenkomst met één leverancier en Cipal dv treedt hierbij op als opdrachtencentrale in de zin van artikelen 2,6° en 47 van de wet van 17 juni 2016;

•         Het OCMW kan van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de opdrachtencentrale gebruik maken waardoor zij het krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;

•         Het is aangewezen dat het OCMW gebruik maakt van de opdrachtencentrale om volgende redenen:

◦          de in de opdrachtencentrale voorziene ICT-infrastructuur voldoen aan de behoefte van het bestuur;

◦          het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent;

◦          Cipal dv beschikt over knowhow of technische expertise inzake de aankoop van ICT-infrastructuur door aanbestedende overheden;

•         Het OCMW is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting);

•         De nodige budgetten zijn beschikbaar.

Met eenparigheid

BESLUIT

Artikel 1:

Een beroep te doen op de opdrachtencentrale van Cipal dv voor de aankoop van ICT- infrastructuur aangeboden via de raamovereenkomst “Aankoop van ICT Infrastructuur” (Bestek nr. CSMRTINFRA19).

Artikel 2:

Het Vast Bureau wordt belast met de uitvoering.

Beslissing om beroep te doen op de dienstverlenende vereniging Cipal (verder genoemd “Cipal dv”) als opdrachtencentrale voor afname van de raamovereenkomst “Aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware” – Bestek nr. CSMNRTSOFT19

Situering

Gelet op:

•         artikel 78, tweede lid, 10° van het Decreet Lokaal Bestuur;

•         de wetgeving op de overheidsopdrachten, inzonderheid op de artikelen 2, 6°, 43, § 1, tweede lid en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;

•         de principiële beslissing van de Raad van Bestuur van Cipal dv van 25 juli 2019 tot gunning via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “Aankoop van ICT Infrastructuur” OF “Aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware””;

•         de in uitvoering van deze beslissing door de Raad van Bestuur van Cipal dv goedgekeurde opdrachtdocumenten, inzonderheid:

◦          het bestek waar het stelt (punt 4.5): “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal.

Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om ICT-infrastructuur in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst.
(…)
Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als opdrachtencentrale voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze

raamovereenkomst) :

• Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;

◦          het bestek waar het stelt (punt 4.6): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelend toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”

◦          Het bestek waar het stelt (punt 4.3): “Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever – net als elke andere afnemer – steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren. In voorkomend geval wordt dit niet als een wijziging van de opdracht beschouwd”;

•         de beslissing van de Raad van Bestuur van Cipal dv van 25 juli 2019 waarbij voornoemde opdracht wordt gegund aan Comparex Belgium bvba, met maatschappelijke zetel te Buro & Design Center, Esplanade 1, Suite 315, Box 3, 1020 Brussel

Overwegende hetgeen volgt:

•         De voornoemde opdracht van Cipal dv “Aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware” (Bestek CSMRTSOFT19) is een raamovereenkomst met één leverancier en Cipal dv treedt hierbij op als opdrachtencentrale in de zin van artikelen 2,6° en 47 van de wet van 17 juni 2016;

•         Het OCMW kan van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de opdrachtencentrale gebruik maken waardoor zij het krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;

•         Het is aangewezen dat het OCMW gebruik maakt van de opdrachtencentrale om volgende redenen:

◦          de in de opdrachtencentrale voorziene licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware voldoen aan de behoefte van het bestuur;

◦          het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent;

◦          Cipal dv beschikt over knowhow of technische expertise inzake de aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware of ICT-infrastructuur door aanbestedende overheden;

•         Het OCMW is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting);

•         De nodige budgetten zijn beschikbaar.

Met eenparigheid

BESLUIT

Artikel 1:

Een beroep te doen op de opdrachtencentrale van Cipal dv voor de aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware aangeboden via de raamovereenkomst “Aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaardsoftware” (Bestek CSMRTSOFT19)

Artikel 2:

Het Vast Bureau wordt belast met de uitvoering.

VVSG - uitnodiging Algemene Vergadering 5 december 2019

Situering

Gelet op de uitnodiging voor de Algemene Vergadering van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten op donderdag 5 december 2019 in Thor Central, André Dumontlaan 67, 3600 Genk met volgend programma:

Verwelkoming door voorzitter W. Dries

Samenstelling bureau en aanduiding stemopnemers

1. Beslissingen

1.1. Kennisname van het ontslag van rechtswege van een lid van de Raad van Bestuur (B. Somers) – aanduiding van een vervangend lid

1.2. Goedkeuring van het verslag vorige vergadering

1.3. Goedkeuring van de begroting dienstjaar 2020

1.4. Goedkeuring van het intern reglement

1.5. Voorstel en goedkeuring van statutenwijziging

2. Kennisgevingen

2.1 Kennisname van de samenstelling van de bestuurlijke commissies

2.2 Kennisname van het definitief strategisch plan VVSG

3. Varia

3.1 Het kennisnetwerk van de VVSG

Aansluitend: Staten Lokaal!

Wettelijke gronden

De statuten van VVSG

Het OCMW decreet

Decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking, inzonderheid artikel 44 en 59.

Het decreet Lokaal Bestuur van 21 december 2017.

Toelichting en advies

Op de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 27 mei 2019 werd Dolinda Voet, Raadslid, aangeduid als afgevaardigde van het OCMW om deel te nemen aan de Algemene Vergaderingen van VVSG tot en met 31 december2024.

Met eenparigheid

BESLUIT

Artikel 1:

hecht haar goedkeuring aan het voorstel van samenstelling bureau en aanduiding stemopnemers

Artikel 2:

hecht haar goedkeuring aan het verslag vorige vergadering

Artikel 3:

hecht haar goedkeuring aan de begroting voor 2020

Artikel 4:

hecht haar goedkeuring aan het intern reglement

Artikel 5:

hecht haar goedkeuring aan de statutenwijziging

Artikel 6:

De volmachtdrager wordt gemandateerd om conform dit besluit genomen door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn op 5 december 2019 te handelen en te beslissen op deze Algemene Vergadering.

BKO algemene afsprakennota

Situering

Aanpassing van de afsprakennota voor begeleidsters in de buitenschoolse kinderopvang.

Wettelijke gronden

Decreet lokaal bestuur

Toelichting en advies

De coördinator BKO stelde vast dat bij een nieuwe aanwerving van een begeleidster er 3 vergelijkbare documenten worden meegegeven. Daarnaast kwamen ze het voorbije jaar meerdere onduidelijke afspraken tegen, zoals het al dan niet openen op schoolvrije dagen zonder inschrijvingen. Er wordt voorgesteld om deze 3 documenten samen te zetten in 1 afsprakennota en aan te vullen. Deze nota is op 8 oktober op een teamvergadering met de begeleidsters overlopen en verder aangepast naar de gegeven opmerkingen.

In de afsprakennota zijn afspraken opgenomen die op dit moment al langer van toepassing zijn, maar schriftelijk worden neergeschreven om verwarring te voorkomen en waarop verder gebouwd kan worden in geval van wisselend coördinatorenteam.

De voornaamste wijzigingen gaan over:

- opnemen procedure wanneer de scholen staken ;

- aanpassing procedure op schoolvrije dagen wanneer inschrijven wel verplicht is;

- uitzondering op betalen voor eigen kinderen bij inspringen voor een zieke collega.

Enkele afspraken, zoals het niet openen op schoolvrije dagen als er geen inschrijvingen zijn, vereisen een aanpassing in het huishoudelijk reglement en kunnen pas twee maanden na goedkeuring en communicatie naar ouders toegepast worden. Op een volgende Raad voor Maatschappelijk Welzijn wordt het aangepaste huishoudelijk reglement voor gebruikers van de BKO ter goedkeuring voorgelegd.

Argumentatie van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn leidende tot het uiteindelijke besluit

De Raad sluit zich aan bij het voorstel vanuit de administratie.

Met eenparigheid

BESLUIT

Artikel 1:

Akkoord te gaan met de voorgelegde afsprakennota voor de buitenschoolse kinderopvang.

Artikel 2:

Akkoord te gaan met de onmiddellijke invoering van de afspraken. De afspraken vervat in het huishoudelijk reglement voor de ouders worden in een apart besluit voorgelegd.