DE RAAD
In openbare zitting
Situering
De GSM-policy dient aangepast te worden aan de noden van de diensten.
Wettelijke gronden
GSM-policy, gemeenteraad 27 november 2017 en latere wijzigingen.
Toelichting en advies
Een aantal wijzigingen aan de gsm-policy dringen zich op, in het kader van het verplichte telewerk en bereikbaarheid van de diensten.
Daarnaast is er een kleine wijziging gemaakt in de formulering m.b.t. het voordeel alle aard.
De wijzigingen zijn in het geel gemarkeerd.
Doelstelling
Dit document heeft als doel duidelijke afspraken te maken met betrekking tot het gebruik van de ter beschikking gestelde mobiele telefoon (gsm, smartphone).
Op deze manier weet ieder personeelslid:
- Wat er van hem/haar verwacht wordt;
- Welke controles het bestuur zal doorvoeren betreffende het gebruik van de ter beschikking gestelde mobiele telefoon;
- Welke sancties er eventueel genomen kunnen worden bij misbruik;
- Bij wie het personeelslid terecht kan voor bijkomende informatie of meldingen / opmerkingen / klachten.
- Wie?
Gemeente, OCMW en AGB Herselt stellen hun personeelsleden, wanneer de functie dit vereist, een mobiele telefoon ter beschikking We willen hiermee de communicatie tussen collega’s, en met derden bevorderen omdat we ervan overtuigd zijn dat dit bijdraagt tot een kwalitatieve dienstverlening en een verbetering van de arbeidsomstandigheden.
De toekenning van de mobiele telefoon heeft geen permanent karakter en kan op advies van het managementteam worden herzien. De verwachtingen naar bereikbaarheid buiten de kantooruren kunnen indien nodig per medewerker / individueel worden verduidelijkt.
Aan volgende functies of diensten wordt een mobiele telefoon ter beschikking gesteld:
- Burgemeester en voorzitter van het OCMW
- Schepen van openbare werken
- Leden van het managementteam
- Ambtenaar noodplanning
- De beheerder van VTC de Mixx
- De deskundige communicatie
- Omgevingsambtenaar RO, deskundige RO – OA milieu, deskundige OPW
- Het diensthoofd van de uitvoeringsdiensten
- De coördinatoren (warme maaltijden, BKO, thuiszorg)
- De maatschappelijk assistent(e)(n) binnen de sociale dienst
- De maatschappelijk assistent(e) verantwoordelijk voor woonbegeleiding
- De verbindingscoach
- De sportdienst: sportfunctionaris en sportpromotoren
- De dienst toerisme
- De cultuurdienst: cultuurbeleidscoördinator, cultuurambtenaar en cultuurdienst
- De jeugdconsulent
- De handhavingsambtenaar
- De IT-verantwoordelijken
- De diensthoofden in de werkhal
- De taakverantwoordelijken binnen de werkhal
- De hoofd- maaltijdbedeler
Op de volgende locaties of binnen de volgende diensten wordt een mobiele telefoon voorzien die enkel voor professionele communicatie wordt gebruikt. Deze gsm wordt ter beschikking gesteld door het bestuur.
- De permanentie
- De uitleendienst (werkhal)
- De uitleendienst (Mixx)
- De dienst verkiezingen (Ann W.)
- De speelpleinwerking
- Het magazijn
- Zaalwachter de Mixx
- De verschillende groenploegen (5) – ploegen OPW (4) en patrimonium (3), evenals de chauffeur van de veegwagen en de chauffeur van de klepelmaaier.
- De maaltijdbedeling (per wagen)
- De pedicure
- De klusjesdienst
- De verschillende locaties van de BKO
- Een aantal dienstgsms ikv telewerk
- Aard toestel en abonnement
De aard van het toestel kan door het personeelslid worden gekozen binnen het ter beschikking gestelde budget – op voorlegging van het aankoopbewijs. Het bestuur houdt zich het recht voor om het ter beschikking gestelde toestel op ieder ogenblik dat opportuun wordt geacht te vervangen.
Kiezen de personeelsleden een duurder toestel, dan betalen zij het saldo boven de maximale aankoopprijs terug aan de gemeente/ OCMW / AGB.
Het personeelslid kan er ook voor kiezen om zijn privétoestel te behouden en dit tevens voor professionele doeleinden te gebruiken. In dit geval wordt er geen financiële tussenkomst in dit toestel voorzien.
Overzicht mogelijke maximale aankoopprijs / aard abonnement
| |
Functie / Dienst | |
Burgemeester en voorzitter van het OCMW | Smartphone A |
Schepen van openbare werken | Smartphone A |
Leden van het managementteam | Smartphone A |
Ambtenaar noodplanning | Smartphone B |
De beheerder van VTC de Mixx | Smartphone B |
De deskundige communicatie | Smartphone B |
Diensthoofd uitvoeringsdiensten | Smartphone B |
De coördinatoren (warme maaltijden, BKO, thuiszorg) | GSM A |
De maatschappelijk assistent(e) n | GSM A |
Omgevingsambtenaar RO / milieu, deskundige RO / OPW | GSM A |
De sportdienst: sportfunctionaris en sportpromotoren | GSM A |
De dienst toerisme | GSM A |
De cultuurdienst: cultuurbeleidscoördinator, cultuurambtenaar en cultuurdienst | GSM A |
De jeugdconsulent | GSM A |
De verbindingscoach | GSM A |
De handhavingsambtenaar | Smartphone B |
De IT-verantwoordelijken | Smartphone A |
De diensthoofden in de werkhal | Smartphone B |
De taakverantwoordelijken binnen de werkhal | Dienstgsm |
De hoofd- maaltijdbedeler | Dienstgsm |
| |
De permanentie | Dienstgsm |
De uitleendienst (werkhal) | Dienstgsm |
De uitleendienst (Mixx) | Dienstgsm |
De dienst verkiezingen (Ann W.) | Dienstgsm |
De speelpleinwerking | Dienstgsm |
Het magazijn | Dienstgsm |
Zaalwachter Mixx | Dienstgsm |
De verschillende groenploegen (5) – ploegen OPW (4) en patrimonium (3), evenals de chauffeur van de veegwagen en de chauffeur van de klepelmaaier. | Dienstgsm |
Klusjesman | Dienstgsm |
De maaltijdbedeling (per wagen) | Dienstgsm |
De pedicure | Dienstgsm |
De verschillende locaties van de BKO | Dienstgsm |
Een aantal dienstgsms in kader van telewerk. | Dienstgsm |
| |
| |
Standaardabonnement gemeente/ OCMW / AGB met privégebruik | |
Dual SIM | |
Twee toestellen/ dienstgsm | |
| |
| Smartphone A | Smartphone B | GSM A | Dienstgsm | |
Aankoop toestel | 15 EUR/maand | 10 EUR/maand | 5 EUR/maand | krijgt toestel ter beschikking | |
Aard abonnement | DATA | DATA | DATA | Standaard abonnement van het bestuur voor professionele communicatie | |
| | | | | |
Afhankelijk van de functie bouw je een forfait op per maand te besteden aan een gsm/smartphone en toebehoren. Dit is het maximum bedrag dat het personeelslid kan besteden aan het toestel en toebehoren. Indien het personeelslid meer dan dit bedrag wil spenderen, draagt het personeelslid zelf bij. Bij indiensttreding (of indien nog geen toestel gekocht) kan het personeelslid een bedrag besteden berekend op basis van het maandelijks forfait op een levensduur van 3 jaar.
- Abonnement en privégebruik van de mobiele telefoon
De mogelijke abonnementformules zijn:
3.1 standaardabonnement gemeente / OCMW/ AGB zonder privégebruik - dienstgsm
Het gsm-nummer behoort toe aan het bestuur en het abonnement wordt op naam van het bestuur afgesloten. Het bestuur stelt het toestel ter beschikking van het personeelslid, louter voor professionele doeleinden. Wordt het ter beschikking gestelde abonnement alsnog voor privé doeleinden gebruikt, dan worden deze kosten door het bestuur verhaald op het personeelslid. Herhaaldelijk privé-gebruik kan aanleiding geven tot sancties. (Het personeelslid gebruikt dus twee toestellen.)
3.2 standaardabonnement gemeente/ OCMW/ AGB met privégebruik
Het personeelslid kan de GSM persoonlijk gebruiken voor privédoeleinden. De gebruiker geniet hierdoor een voordeel alle aard waarop sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing betaald dient te worden. Hiervoor worden de wettelijke verplichtingen (voordeel alle aard) gevolgd.
Dit maandelijks bedrag kan mits kennisgeving te allen tijde door de werkgever gewijzigd worden in functie van richtlijnen van of afspraken met bevoegde overheden op het vlak van de behandeling van voordelen alle aard.
Wordt gefactureerd aan het personeelslid: roaming, Premium SMS (ringtones, spelletjes, bustickets, parkeertickets, sms-voting, …) en betaalnummers (070…, 0900…, …).
Indien het abonnement ook voor privédoeleinden wordt gebruikt, wordt een verhoogde beschikbaarheid verwacht. In principe en in de mate van het mogelijke worden oproepen direct beantwoord, of worden voicemailberichten ten minste één maal per dag gecontroleerd, en indien nodig behandeld.
3.3 dual sim
Het personeelslid heeft een eigen gsm-nummer en abonnement voor privégebruik, en een nummer en abonnement dat eigendom is van het bestuur. Het bestuur stelt een forfait ter beschikking voor het toestel en toebehoren.
- Privacy
De inhoud van de communicatie op de ter beschikking gestelde mobiele telefoon zal door de werkgever nooit worden bekeken of beluisterd zonder goedkeuring van de medewerker. Voor de wat de ter beschikking gestelde mobiele telefoon betreft, is de werkgever gemachtigd om de gegevens rond de professionele communicatie (dus niet de inhoud noch de persoonlijke gespreksgegevens) zoals aantal gesprekken, de bestemming van de gesprekken en de duurtijd, te bekijken en bij kennelijk misbruik de gepaste maatregelen te nemen. Enkel bij aanwijzingen van misbruik zullen gerichte controles gebeuren.
- Eigendom
Het bestuur dat de mobiele telefoon ter beschikking stelt van het personeelslid blijft eigenaar van het toestel, met inbegrip van alle toebehoren, ook als het personeelslid bijdraagt in de aankoopkosten (of van het voordeel dat het bestuur heeft bijgedragen in de aankoop van het toestel).
Indien het personeelslid zijn/haar privétoestel gebruikt, blijft dit uiteraard eigendom van het personeelslid.
Bij het einde van de tewerkstelling of statutaire aanstelling bezorgt het personeelslid het toestel terug aan de personeelsdienst of betaalt het personeelslid het verkregen voordeel terug pro rata de gebruikte duur (er wordt gerekend per begonnen maand – op basis van de maandelijkse forfaits). In onderling overleg tussen personeelslid en bestuur kan er een prijs worden afgesproken voor overname van het toestel.
- Privé-gesprekken tijdens de diensturen
Het gebruik van telefonie tijdens de diensturen is in principe enkel toegestaan voor professioneel gebruik. Een beperkt en occasioneel privé-gebruik tijdens de diensturen is echter toegestaan op voorwaarde dat dit geen gevolg heeft voor de productiviteit in het bestuur, de dienstverlening, de collega’s en de taken van het personeelslid.
Het toegestane privégebruik tijdens de diensturen is een gunst en geen recht. Het bestuur kan ten allen tijde het privégebruik beperken of verbieden.
- Schade of verlies van het toestel
Het personeelslid houdt zich ertoe het toestel op elk moment met de goede zorg te gebruiken en te onderhouden. Hij /zij zal ook de nodige voorzorgsmaatregelen treffen ter bescherming van het toestel en om diefstal te vermijden.
Het personeelslid wordt geacht het toestel persoonlijk te gebruiken en niet ter beschikking te stellen van derden.
Het personeelslid meldt onmiddellijk elk verlies of elke schade van het toestel op de personeelsdienst.
Herhaaldelijke schade of verlies of diefstal kan aan het personeelslid worden aangerekend.
- Sancties
Bij niet naleven van deze richtlijnen voor het gebruiken van een mobiele telefoon, kan de mobiele telefoon door het bestuur worden terug gevraagd.
Bij misbruik kunnen de kosten worden verhaald op het personeelslid.
Argumentatie van de gemeenteraad leidende tot het uiteindelijke besluit
De gemeenteraad volgt het advies van de administratie.
Stemming over het besluit: met eenparigheid
BESLUIT
De weergegeven wijzigingen van de GSM-policy door te voeren.