DE RAAD

In openbare zitting

Situering

De richtlijnen van het Agentschap binnenlands bestuur met betrekking tot de vergadermodaliteiten van de vergaderingen binnen een lokaal bestuur laten ook hybride vergaderingen toe (dwz een combinatie van een fysieke en een digitale wijze van vergaderen).

Het lokaal bestuur beslist tijdens de huidige gezondheidssituatie autonoom over de wijze van vergaderen.

Wettelijke gronden

Nieuwe gemeentewet, artikel 134 §1

Ministerieel besluit van 18 oktober 2020: Ministerieel besluit houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken.

Ministerieel besluit van 1 november 2020. - Ministerieel besluit houdende wijziging van het Ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, zoals meermaals gewijzigd.

Flow zoals beschikbaar gesteld door het Agentschap binnenlands bestuur: https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/sites/default/files/public/thema/werking_bestuur/stroomschema_vergaderen_coronacrisis.pdf

Toelichting en advies

Om de verspreiding van het Corona (Covid-19)-virus tegen te gaan werden door de federale overheid ingrijpende maatregelen genomen.

Belangrijk in dit kader is om onnodige contacten te vermijden en in geval contacten nodig zijn een minimumafstand in acht te nemen. In dit kader zijn de richtlijnen dat vergaderingen van de gemeentelijke bestuursorganen kunnen blijven plaatsvinden, maar dat alles in het werk dient gesteld om de afstandsregels te respecteren en onnodige contacten te vermijden.

Agentschap binnenlands bestuur (ABB) stelt dat de vergadering fysiek, hybride of digitaal kan doorgaan. De keuze op welke wijze het bestuur vergadert, moet een weloverwogen keuze zijn. Het is een lokale afweging die moet worden gemaakt. Het lokaal bestuur heeft hierin een voorbeeldfunctie. ABB raadt in deze fase van de pandemie aan de voorkeur te geven aan digitaal vergaderen.

Om dit te realiseren kan de burgemeester in uitzonderlijke, hoogdringende omstandigheden besluiten nemen in plaats van de gemeenteraad (artikel 134, §1 Nieuwe gemeentewet). Bijgevolg kan de burgemeester bij politieverordening een algehele sluiting van de gemeentezitting opleggen (gemeenteraadszitting zonder publiek). Eveneens kan een alternatieve locatie voor de gemeenteraad worden bepaald. Er kan ook geopteerd worden voor een digitale zitting.

Het ABB stelde op zijn website een stroomschema ter beschikking om duidelijk te maken in welke gevallen al dan niet digitaal kan worden vergaderd.

Een hybride vorm van vergaderen betekent dat bepaalde raadsleden fysiek vergaderen en andere raadsleden die er fysiek niet bij kunnen zijn, digitaal deelnemen. Een hybride vorm van vergaderen is niet verplicht, maar wel een mogelijke tussenvorm tussen fysiek en digitaal vergaderen. Het behoort tot de lokale autonomie om de afweging te maken om hybride te vergaderen. De raadsleden die digitaal deelnemen moeten zichtbaar en hoorbaar zijn voor de andere raadsleden en voor het publiek. De raadsleden die digitaal deelnemen, moeten via het digitaal platform op een gelijkwaardige manier als de raadsleden die fysiek aanwezig zijn, mee kunnen debatteren, beraadslagen en stemmen. Voor het overige moet de hybride vergadering voldoen aan de democratische principes uit de regelgeving.

Het is aangewezen de raadsleden die dit wensen de mogelijkheid te bieden deel te nemen aan de vergadering via MS teams, om de vergadering in de mate van het mogelijke digitaal te laten doorgaan.

Na overleg met het college van burgemeester en schepenen en voorzitter van de gemeenteraad, stelt de burgemeester vast dat het noodzakelijk is de dienstverlening en besluitvorming van gemeente en OCMW te garanderen naar best vermogen, ook in deze huidige, uitzonderlijke omstandigheden. Bijgevolg is het aangewezen de zittingen voor onbepaalde duur in de mate van het mogelijke digitaal te laten doorgaan, en de openbaarheid te garanderen door de audio-visuele opname ter beschikking te stellen van het publiek, en de zitting te streamen. Raadsleden die dit wensen krijgen individueel de kans om op digitale wijze deel te nemen aan de vergadering. 

Van zodra de omstandigheden dit toelaten is het de bedoeling om opnieuw fysiek te vergaderen, eventueel in de grotere zaal.

De burgemeester nam hiertoe besluit dd. 12 januari 2021. Dit besluit wordt nu ter bekrachtiging van de gemeenteraad voorgelegd.

Stemming over het besluit: met eenparigheid

BESLUIT

Het besluit van de burgemeester dd. 12 januari te bekrachtigen, met name:

Artikel 1:

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zullen voor onbepaalde duur plaatsvinden zonder publiek en op hybride wijze. Er worden vergaderzalen ter beschikking gesteld per fractie rekening houdende met alle coronamaatregelen, en raadsleden worden aangemoedigd digitaal (individueel) deel te nemen. Er wordt vergaderd zonder publiek, maar de zitting wordt gestreamd en de audio-visuele opname wordt achteraf ter beschikking gesteld via de website. Deze maatregelen worden genomen in uitvoering van de richtlijnen in het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 en volgende.

Artikel 2:

De zittingen zullen georganiseerd worden via een zogenaamd ‘hybride’ systeem. Dit betekent dat raadsleden de mogelijkheid wordt geboden aan de vergadering actief deel te nemen via Microsoft-Teams.

Artikel 3:

Van zodra de omstandigheden het toelaten worden de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijke welzijn weer fysiek georganiseerd, indien nodig in een grotere zaal.