HET VAST BUREAU

Situering

Op 25 mei 2018 werd de GDPR (General Data Protection Regulation) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Elke organisatie/bedrijf/vereniging - dus ook onze gemeente, OCMW en AGB - moet kunnen voorleggen welke persoonsgegevens bewaard worden, welke toestemming hiervoor verkregen werd, waarvoor de gegevens gebruikt worden en hoelang ze bewaard blijven.

In het kader van deze reglementering moeten verwerkers en verwerkingsverantwoordelijken overeenkomsten afsluiten die de verwerking van de gegevens omkaderen.

Wettelijke gronden

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Minimale veiligheidsnormen Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ) - Minimale Normen Versie 2015 (ISO 27002:2013).

Richtsnoeren met betrekking tot de informatiebeveiliging van persoonsgegevens in steden en gemeenten, in instellingen die deel uitmaken van het netwerk dat beheerd wordt door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en bij de integratie van OCMW – Gemeente. Versie: 3.0.

Andere relevante privacyregelgeving.

Besluit van de gemeenteraad waarbij de goedkeuring van verwerkingsovereenkomsten wordt gedelegeerd aan het college van burgemeester en schepenen.

Toelichting en advies

Er dient een verwerkingsovereenkomst afgesloten worden met Agentschap Binnenlands bestuur en Agentschap Wonen in Vlaanderen.

Sinds februari 2022 wordt Oekraïne geconfronteerd met een nietsontziende oorlog die in korte tijd een grote stroom aan vluchtelingen op gang gebracht heeft. N.a.v. deze massale toestroom werd op 4 maart 2022 het

uitvoeringsbesluit (2022/382) aangenomen dat bepaalt dat Oekraïense vluchtelingen het statuut van tijdelijk ontheemden krijgen.

Op vrijdag 8 april 2022 gaf de Vlaamse Regering haar goedkeuring aan het besluit tot toekenning van een subsidie aan lokale besturen voor de opbouw van opvangcapaciteit voor tijdelijk ontheemden uit Oekraïne, tot wijziging van diverse besluiten van de Vlaamse Regering en tot intrekking van het besluit van de Vlaamse Regering van 14 maart 2022. Deze beslissing van de Vlaamse Regering legde de krijtlijnen van de gefaseerde

aanpak vast. Vanuit deze opzet werden verdere initiatieven opgezet om duurzame kwalitatieve plaatsen voor tijdelijk ontheemden aan te bieden.

In het protocol worden de voorwaarden en modaliteiten van de wederzijdse elektronische mededeling van

de persoonsgegevens, bestaande uit twee gegevensstromen (Gegevensstroom 1 en 2), tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het lokaal bestuur uiteengezet.

Gegevensstroom 1 betreft de elektronische mededeling van de persoonsgegevens vanuit de VHT naar het

lokaal bestuur. Deze gegevens zijn afkomstig via de aanmeldingen op het portaal van de VHT.

Gegevensstroom 2 betreft de elektronische mededeling van de persoonsgegevens vanuit het lokaal bestuur

naar de VHT.

Algemeen genomen betreft dit de adresgegevens van de locaties waar tijdelijk ontheemden kunnen opgevangen worden, alsook de contactgegevens van de aanbieder van de locaties. Daarnaast zijn de contactgegevens van de gebruikers van de tool ook opgenomen in de VHT. Voor het lokaal bestuur gaat dit over de gemeentelijk coördinator en de lokale subsidiebeheerder.

Argumentatie van het college van burgemeester en schepenen leidende tot het uiteindelijke besluit

Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord met het ondertekenen van het protocol.

BESLUIT

Het voorliggende protocol met Agentschap Binnenlands bestuur en Agentschap Wonen in Vlaanderen wordt goedgekeurd en ondertekend door de burgemeester en algemeen directeur.